C’est indéniable, les avancées technologiques ne cessent de simplifier la vie des entrepreneurs et la gestion quotidienne de leurs affaires. Et ce serait mentir que de dire que le COVID n’a pas encore accéléré les choses. Mais les entreprises ne sont pas les seules à avoir pris le train de la digitalisation. 

L’état luxembourgeois y a vu, lui aussi, un moyen efficace pour simplifier la collecte et le traitement de ses propres factures. En effet, depuis le 18 mai dernier, les grandes sociétés luxembourgeoises sont obligées d’envoyer une facture électronique lorsque leur client est une entité de droit public ou financée par l’état. Mais qu’est-ce que la facture électronique ? Êtes-vous concernés ? Décryptons tout cela ensemble.

1. La facture électronique, qu’est-ce que c’est ?

Non, la facture électronique n’est pas simplement un fichier PDF qui affiche visuellement les différentes informations de la facture. Malheureusement, c’est un petit peu plus complexe que cela.
Une facture électronique est en réalité un fichier informatique dans lequel les informations sont structurées selon un format précis, afin de permettre un traitement automatisé. Sans un logiciel pour l’interpréter, une telle facture est indéchiffrable par l’œil humain.

Depuis près de 10 ans, la Commission européenne, qui s’est donné pour but de faire de la facturation électronique le mode de facturation le plus répandu au sein de l’Union, travaille sur cette structure d’information. Elle a donc mis en place, à partir de 2014, des groupes de travail qui ont conduit à l’établissement d’une norme sémantique (EN 16931) définissant les informations qui seront reprises dans une facture électronique et sous quelle forme celles-ci seront présentées.  

2. La facture électronique est-elle actuellement obligatoire en Europe ?

Chaque pays a la possibilité de définir dans quel cadre il veut rendre la facture électronique obligatoire. Voici la situation actuelle dans divers pays européens :

  • En Belgique : La facturation électronique est déjà obligatoire pour les administrations publiques centrales et fédérales ainsi que leurs fournisseurs. À l’heure actuelle, les autres sociétés peuvent facturer au format électronique, sur base du volontariat. Le gouvernement fédéral a toutefois déjà annoncé qu’il élargirait prochainement l’obligation à tous les acteurs économiques.
  • En France : Les administrations publiques et leurs fournisseurs ont l’obligation, depuis 2020, de facturer les biens et services via des factures électroniques. Il est prévu d’ouvrir cette obligation à toutes les sociétés de manière progressive entre 2024 et 2026.
  • En Allemagne : La facture électronique n’est obligatoire que pour les administrations publiques du gouvernement central et du Land de Brême, ainsi que pour leurs fournisseurs. Comme en Belgique, les autres sociétés peuvent échanger des factures électroniques, sous réserve d’acceptation du destinataire.
  • En Italie : La facture électronique est obligatoire pour tous les acteurs de la vie économique, administrations publiques comme sociétés. Il s’agit du pays qui a poussé cette obligation à son maximum. En effet, il est impossible de prétendre à la récupération de la TVA qui aura été facturée via un autre type de facture que la facture électronique.

Comme vous pouvez le constater, il existe une forte disparité au niveau des obligations d’utilisation de la facture électronique, d’un pays à l’autre. 

3. Et au Luxembourg ?

Par la loi du 13 décembre 2021, le Luxembourg a lui aussi décidé d’imposer progressivement l’usage de la facturation électronique dans les relations avec les entités de droit public ou financées par l’état. La date d’entrée en vigueur de cette obligation dépend de la taille de l’entreprise qui émet la facture :

  • Depuis le 18 mai 2022 pour les « grandes » entreprises, qui dépassent au moins deux des trois critères suivants : 
    • bilan total  : 20 millions d’euros,
    • chiffre d’affaires : 40 millions d’euros,
    • nombre d’employés : 250 équivalents temps plein.
  • Dès le 18 octobre 2022 pour les entreprises « moyennes », qui dépassent au moins deux des trois critères suivants : 
    • bilan total : 4,4 millions d’euros,
    • chiffre d’affaires : 8,8 millions d’euros,
    • nombre d’employés : 50 équivalents temps plein.
  • Dès le 18 mars 2023 pour les plus petites entreprises qui ne dépassent pas 2 des critères applicables aux acteurs économiques de taille moyenne :
    • bilan total : 4,4 millions d’euros,
    • chiffre d’affaires : 8,8 millions d’euros,
    • nombre d’employés : 50 équivalents temps plein.

4. Ces obligations vont-elles évoluer ?

Actuellement, nous n’avons aucun moyen de savoir avec certitude comment les gouvernements projettent de faire évoluer les obligations mentionnées ci-dessus. Cependant, au vu des avantages que chaque acteur économique pourra retirer de ce mode de facturation, il est probable qu’une généralisation de l’obligation à tous les acteurs économiques, y compris entre eux, verra le jour dans les années à venir. 

En effet, avec l’évolution des outils de préencodage comptable des factures, les sociétés ont tout intérêt à recevoir leurs factures au format électronique, celles-ci étant plus facilement reconnues, et présentant un taux d’erreur inférieur.

De son côté, l’état s’assure de la réception des informations relatives à la facturation des différentes sociétés, qu’il pourra ensuite contrôler plus aisément. 

5. Comment envoyer une facture électronique ?

Pour le Luxembourg, l’envoi de factures aux entités de droit public ou financées par l’Etat est autorisé suivant deux méthodes :

  • Via MyGuichet.lu : Un formulaire de saisie a été développé et mis à disposition des entreprises par le Centre de Technologies de l’Information de l’État (CTIE). Vous aurez donc simplement besoin d’un accès professionnel au portail pour encoder les différentes informations relatives à la facture. Les écrans de saisies sont toutefois assez nombreux et si le volume des factures concernées est relativement conséquent, ce processus risque vite de devenir fastidieux.
  • Via un provider PEPPOL : Il s’agit d’un réseau de fournisseurs habilités à recevoir, contrôler et distribuer des factures au format électronique. Cela permet non seulement le contrôle de la cohérence des données transmises, mais aussi l’assurance que la facture a été correctement distribuée au destinataire et que ce dernier l’a bien consultée. Il faut noter que l’entreprise et son client ne doivent pas nécessairement opter pour le même fournisseur PEPPOL. Chacun peut avoir un fournisseur PEPPOL différent et ceux-ci assurent la transmission de la facture entre eux.

6. Concrètement, que pouvez-vous faire ?

Il est temps de profiter du fait que cette obligation ne soit pas généralisée pour vous demander si votre méthode de facturation actuelle vous permet la génération et la transmission de factures électroniques. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à contacter votre fournisseur de solution informatisée afin de savoir si une adaptation est prévue et dans quel délai.

Et si rien n’est prévu actuellement, n’hésitez pas à nous contacter. Ensemble, nous pourrons déterminer quel logiciel est le mieux adapté à votre activité. D’autant plus que, sous certaines conditions, vous pourriez bénéficier d’aides de l’état…

Vous pouvez également choisir et comparer les offres d’abonnements proposées par les différents providers PEPPOL, afin de ne pas vous retrouver dos au mur le jour où un choix vous sera imposé. Vous pourrez ainsi choisir à tête reposée.

Des questions ? N’hésitez pas à contacter nos experts : Charlotte STEVENNE (c.stevenne@voconsulting.com) et Christophe DRIESS (c.driess@voconsulting.com).

VO Consulting