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Ethique – Lanceurs d’alerte

Bienvenue sur la page dédiée à la protection des lanceurs d'alerte.

Chez In Extenso Belux, nous nous engageons à garantir un environnement professionnel dans lequel chacun peut s’exprimer.

Conformément à la Directive (UE) 2019/1937 et de son application en droit national luxembourgeois et belge, nous avons mis en place une politique en vertu de laquelle chaque personne de bonne foi qui signalerait un comportement répréhensible sera protégé de toutes représailles.

Nous prenons l’engagement d’enquêter, dans les meilleurs délais, sur tous les signalements, qu’ils soient écrits ou verbaux.

La confidentialité de l’ensemble des parties impliquées sera respectée dans la mesure du possible et dans le respect des législations et réglementations en vigueur au sein de l’Union Européenne, au Luxembourg, et/ou en Belgique.

Nous accordons une grande importance à l'éthique, à l'intégrité, et au respect des lois et des normes applicables à notre profession.

Nous encourageons activement la transparence et nous sommes déterminés à protéger ceux qui signalent des comportements répréhensibles.

 

Qu'est-ce qu'un « Lanceur d'Alerte » ?

Un Lanceur d'Alerte est une personne qui, de bonne foi et dans un contexte professionnel, signale des préoccupations éthiques, des infractions contraires à l’objet ou à la finalité du droit national ou européen, ou des pratiques contraires à l'intégrité de l’entreprise.

Le statut de « Lanceur d’Alerte » est reconnu à l’auteur du signalement sous deux conditions :

  •  l’auteur du signalement doit avoir des motifs raisonnables de croire que les informations signalées sur les violations sont véridiques au moment du signalement et ;
  •  le signalement a déjà été effectué en interne ou en externe via les canaux prévus à cet effet ou l’information a été divulguée publiquement.

 

Comment procéder à un signalement ?

1ère étape : Choisissez un Canal

 

  • Voie électronique sécurisée (confidentiel mais non anonyme) ethique@inextenso-belux.com
  • Voie téléphonique – en demandant d’être mis directement en contact avec le Gestionnaire de signalement
  • Boîte aux lettres physique – In Extenso Belux, « Ethique – Lanceur d’alerte », 6 Rue d’Arlon L-8399 Windhof
  • Entretiens confidentiels – Sur demande auprès du Gestionnaire de signalement

L’existence de canaux de signalement interne n’affecte pas le droit du Lanceur d’Alerte d’utiliser un canal de signalement externe ou la divulgation publique.

 

2ème étape : Décrivez les faits

Afin de faciliter l’enquête et pour une résolution rapide des problèmes, nous vous invitons à être précis dans la description des faits dénoncés et de documenter votre signalement à l’aide de pièces justificatives.

Vous avez la possibilité d’effectuer votre signalement en langue française ou en langue anglaise.

3ème étape : Restez Informé

Réception d’un accusé de réception dans les 7 jours suivant le signalement, par voie écrite, avec communication de la référence attribuée au dossier. Aucun accusé de réception ne sera transmis à l’auteur d’un signalement anonyme.

Retour d’informations au plus tard dans les 3 mois après l’envoi de l’accusé de réception.

Suivi diligent du dossier tout au long du processus d’enquête.

 

Notre Engagement envers la Protection des Lanceurs d'Alerte

1. Confidentialité

In Extenso Belux s’engage à mettre en place, dans les limites de la législation applicable, toutes les procédures nécessaires afin d’assurer la confidentialité des informations reçues concernant l’identité du Lanceur d’Alerte ainsi que celles relatives à l’identité des personnes tierces citées dans le signalement reçu.

Sauf dans les circonstances imposées par la loi, l’identité du Lanceur d’Alerte ne pourra en aucun cas être divulguée, sans le consentement exprès et libre de celui-ci à toute personne autre que les membres du personnel autorisés qui sont compétents pour recevoir des signalements et les traiter. Cela vaut également pour toute autre information à partir de laquelle l’identité de l’auteur de signalement peut être directement ou indirectement déduite.

2. Impartialité

L'équipe d'enquête agira de manière impartiale, sans préjugés ni influence indue.

3. Compétence

Les membres de l'équipe d’enquête seront choisis en fonction de leurs compétences et de leur expertise dans le domaine spécifique lié à l'alerte.

4. Protection contre les représailles

L'entreprise s'engage fermement à protéger les lanceurs d'alerte contre toute forme de représailles, y compris les menaces et tentatives de représailles, en raison de leur signalement. Toute violation de la confidentialité sera traitée avec la plus grande sévérité conformément à la législation en vigueur.

Ce processus vise à garantir un environnement sûr et confidentiel pour le signalement des préoccupations, assurant ainsi la protection du Lanceur d’Alerte tout au long du processus d’alerte.

 

Engagement envers l'Éthique et l'Intégrité

Toutes les données à caractère personnel communiquées seront traitées conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement Général sur la Protection des Données – le « RGPD »).

Nous encourageons tous nos collaborateurs, partenaires commerciaux et tiers à partager notre engagement en faveur de l'éthique et de l'intégrité.

Pour toute question ou information supplémentaire sur notre procédure de protection des Lanceurs d'Alerte, veuillez contacter les membres de l’équipe dédiée à la réception et au traitement des alertes, en utilisant l’adresse électronique dédiée : ethique@inextenso-belux.com.

 

Votre intégrité compte. Nous sommes là pour vous protéger.

 

Les signalements n’entrant pas dans le champ d’application de la législation sur la protection des lanceurs d’alerte ne seront pas considérés. Pour tout autre sujet, nous vous invitons à utiliser le formulaire de contact.

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